Polska zmienia postępowanie odwoławcze przed Krajową Izbą Odwoławczą, tworząc nowe możliwości i wyzwania dla wykonawców

13 marca 2026 r. w życie wchodzą istotne zmiany w postępowaniu odwoławczym przed KIO, wprowadzone na podstawie ustawy z 21 maja 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego oraz doskonalenia zasad opracowywania prawa gospodarczego (Dz. U. z 2025 r. poz. 769). Dla wykonawców oznaczają one zarówno nowe możliwości, jak i dodatkowe obowiązki, których nieznajomość może mieć poważne konsekwencje.

Przypominamy, że Krajowa Izba Odwoławcza (KIO) została powołana jako specjalny organ do rozstrzygania sporów związanych z procesami zamówień publicznych w Polsce. Organ ten funkcjonuje niezależnie od systemu sądów cywilnych i stanowi pierwszy poziom dla odwołań dotyczących zamówień publicznych. Podmioty ubiegające się o zamówienie mogą kwestionować czynności zamawiającego, składając odwołanie. Odwołanie można wnieść przeciwko wszelkim czynnościom i zaniechaniom zamawiającego podjętym w trakcie postępowania niezgodnym z przepisami ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.

Rozprawy i posiedzenia zdalne

Najważniejszą zmianą w postępowaniu odwoławczym przed KIO jest wprowadzenie możliwości zdalnego uczestnictwa w rozprawach i posiedzeniach przed tą izbą. Rozwiązanie to występuje już w Kodeksie postępowania cywilnego i znajduje zastosowanie, między innymi przy rozpatrywaniu skarg na orzeczenia Izby. Teraz mają objąć również postępowanie odwoławcze. Rozwiązanie to ma stanowić znaczne ułatwienie dla wykonawców oraz zwiększy ich dostęp do środków ochrony prawnej.

Zgodnie z nowymi przepisami, jeżeli nie będzie przeszkód do przeprowadzenia zdalnej rozprawy i zdalnego posiedzenia – jak np. objęcie informacji klauzulą tajności czy duża liczba uczestników postępowania – rozprawy i posiedzenia będą zdalne. Decyzję w tej sprawie podejmować będzie Prezes KIO przy wyznaczaniu terminu rozpoznania odwołania. Strony i uczestnicy postępowania dowiedzą się o możliwości zdalnego udziału z chwilą otrzymania zawiadomienia o terminie rozprawy.

Koncentracja materiału dowodowego przed rozprawą lub posiedzeniem

Nowe przepisy wprowadzają zasadę koncentracji materiału dowodowego przed rozprawą lub posiedzeniem. W praktyce oznacza to, że strony i uczestnicy postępowania odwoławczego będą mieli obowiązek dołączania wszystkich dokumentów i dowodów powołanych we wniesionym odwołaniu, odpowiedzi na odwołanie, przystąpieniu do postępowania lub innym piśmie wniesionym przed rozprawą. Niedopełnienie tego obowiązku spowoduje utratę prawa do ich powołania w dalszym toku postępowania. Rozwiązanie to pozwoli stronom zapoznanie się ze wszystkimi dowodami jeszcze przed rozprawą, a co za tym idzie do lepszego przygotowania się do niej.

W celu realizacji tej zasady, ustawodawca nakłada na zamawiającego obowiązek wniesienia odpowiedzi na odwołanie w terminie wyznaczonym przez Prezesa Izby. Zasada koncentracji materiału dowodowego doznaje wyjątków. Strony i uczestnicy nie mają obowiązku dołączać dokumentów i dowodów, jeśli te znajdują się już w aktach sprawy.

W przypadku gdy wcześniejsze pozyskanie dowodów na poparcie swoich twierdzeń lub odparcie twierdzeń strony przeciwnej nie było możliwe lub konieczność ich powołania wynikła w toku postępowania odwoławczego, strony mogą zgłosić te dokumenty i dowody aż do zamknięcia rozprawy.

Zmiany w sposobie oznaczenia dowodów

W celu ułatwienia Izbie rozpoznawania wniosków dowodowych, ustawodawca uregulował sposób oznaczania dowodów w sposób analogiczny jak w postępowaniu sądowym. We wniosku o przeprowadzenie dowodu należy oznaczyć dowód w sposób umożliwiający przeprowadzenie go oraz wyszczególnić fakty, które mają zostać wykazane tym dowodem.

Obowiązek wzajemnych doręczeń między uczestnikami postępowania odwoławczego

Nowe przepisy przewidują również obowiązek wzajemnych doręczeń między stronami i uczestnikami postępowania odwoławczego. Do pisma wniesionego do Izby dołącza się dowód przekazania pisma albo jego kopii stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego albo oświadczenie o przekazaniu im pisma albo jego kopii.