Prokurent czy pełnomocnik? Kontrola biznesu w Polsce z perspektywy hiszpańskiego inwestora

Zagraniczny inwestor działający na polskim rynku szybko zetknie się z instytucją prokury, tj. szczególnym rodzajem pełnomocnictwa, nieznanym prawu hiszpańskiemu. W odróżnieniu od klasycznego pełnomocnictwa, prokura daje prokurentowi bardzo szeroki zakres umocowania, którego nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich. Niniejszy artykuł przedstawia zarys najważniejszych cech prokury na tle polskiego prawa, wskazuje różnice względem pełnomocnictwa, omawia poszczególne rodzaje prokury, a następnie porównuje te instytucje z hiszpańskimi mechanizmami reprezentacji korporacyjnej – w szczególności z figurą consejero delegado i apoderado.

Kiedy rozważyć ustanowienie prokurenta

Inwestor zagraniczny, wchodzący na polski rynek za pośrednictwem spółki kapitałowej (sp. z o.o. lub S.A.), powinien rozważyć ustanowienie prokury w następujących sytuacjach:

• gdy członkowie zarządu nie przebywają na stałe w Polsce i potrzebują zaufanej osoby do bieżącego prowadzenia spraw spółki;
• gdy konieczne jest szybkie i elastyczne działanie w obrocie gospodarczym (np. przy zawieraniu standardowych dla danego typu przedsiębiorstwa umów) bez każdorazowego udzielania odrębnych pełnomocnictw; oraz
• gdy spółka chce umożliwić osobie niebędącej członkiem zarządu (np. dyrektorowi operacyjnemu) pełną reprezentację w stosunkach z kontrahentami, bankami i urzędami.

W porównaniu z pełnomocnictwem ogólnym, prokura oferuje istotną przewagę w zakresie pewności obrotu – kontrahent spółki może łatwo zweryfikować umocowanie prokurenta w publicznie dostępnym rejestrze, a szeroki, ustawowo określony zakres prokury eliminuje ryzyko kwestionowania zakresu umocowania. Z perspektywy inwestora hiszpańskiego, prokura pełni funkcję zbliżoną do roli consejero delegado z szerokim zakresem delegacji, z tą istotną różnicą, że prokurent nie musi być członkiem organu spółki.

Czym jest prokura i dlaczego warto odróżnić ją od pełnomocnictwa?

Prokura jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa, które wyróżnia przede wszystkim ograniczony zakres podmiotów uprawnionych do jego udzielania. Kompetencję tę posiadają jedynie przedsiębiorcy podlegający obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) bądź do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Zgodnie z Kodeksem cywilnym, co do zasady, pełnomocnikiem może być każdy podmiot prawa. Nie jest również istotny fakt posiadania pełnej zdolności do czynności prawnych, ponieważ nawet ograniczone uprawnienia w tym zakresie nie stoją na przeszkodzie skutecznemu udzieleniu danej osobie pełnomocnictwa.

W przypadku prokury krąg ten został znacząco zawężony. Prokurentem może być wyłącznie osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.

Prokura obejmuje bardzo szeroki i ustawowo określony zakres uprawnień przysługujących prokurentowi, w który wchodzi ogół czynności, zarówno sądowych jak i pozasądowych, związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Zakres umocowania prokurenta wynikający wprost z Kodeksu cywilnego (art. 109¹–109⁸ k.c.) jest kluczową cechą odróżniającą prokurę od innego rodzaju pełnomocnictw (art. 98 i nast. k.c.), w których mocodawca samodzielnie określa zakres uprawnień pełnomocnika.

Prokura powinna być udzielona w formie pisemnej pod rygorem nieważności, analogicznie jak pełnomocnictwo ogólne. Jedynie w przypadku, kiedy do ważności czynności prawnej przy której działamy jako pełnomocnik potrzebna jest szczególna forma (np. sprzedaż udziałów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym a sprzedaż nieruchomości wymaga formy aktu notarialnego), pełnomocnictwo do jej dokonania również powinno być udzielone w tej samej formie.

Ograniczenia

Cechą charakterystyczną prokury jest to, że jej zakresu nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich. Ewentualne wewnętrzne ustalenia między mocodawcą a prokurentem będą wiązały więc jedynie strony tego stosunku, ale nie kontrahentów. Inaczej jest w przypadku zwykłego pełnomocnictwa, gdzie mocodawca swobodnie kształtuje zakres umocowania.

Pomimo bardzo szerokiego umocowania, ustawodawca wyraźnie określił katalog czynności, których prokurent nie może dokonać bez odrębnego pełnomocnictwa - są to:

• zbycie przedsiębiorstwa,
• dokonanie czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie przedsiębiorstwa do czasowego korzystania, oraz
• zbycie i obciążenie nieruchomości (np. ustanowienie służebności).

Czynność dokonana przez prokurenta z przekroczeniem tych ograniczeń jest bezwzględnie nieważna.

Rodzaje prokury

Kodeks cywilny przewiduje kilka rodzajów prokury, które różnią się sposobem wykonywania umocowania. Wybór odpowiedniego rodzaju prokury ma istotne znaczenie praktyczne, ponieważ determinuje, czy prokurent może działać samodzielnie, czy też wymaga współdziałania z innymi osobami.

• Prokura samoistna (jednoosobowa) stanowi najprostszą formę – prokurent jest uprawniony do samodzielnego dokonywania wszystkich czynności objętych zakresem prokury, bez konieczności współdziałania z jakąkolwiek inną osobą. Jest to rozwiązanie zapewniające najwyższą elastyczność operacyjną, lecz jednocześnie wiążące się z największym ryzykiem dla mocodawcy, ponieważ prokurent działa w pełni autonomicznie.
• Prokura łączna polega na tym, że do skutecznego dokonania czynności prawnej wymagane jest współdziałanie co najmniej dwóch prokurentów. Mocodawca może przy tym określić, czy wymagane jest współdziałanie wszystkich prokurentów łącznych, czy też wystarczy działanie określonej ich liczby. Prokura łączna stanowi mechanizm kontroli wewnętrznej – zwiększa bezpieczeństwo obrotu kosztem operacyjnej elastyczności.
• Prokura łączna mieszana daje możliwość ograniczenia działania prokurenta wyłącznie wspólnie z członkiem zarządu spółki. Dopuszczalność tego rozwiązania była przez lata przedmiotem kontrowersji w polskiej doktrynie i orzecznictwie. Wszelkie naukowe spekulacje zostały zakończone po nowelizacji Kodeksu cywilnego, która weszła w życie 1 stycznia 2017 r., kiedy to wprost dopuszczono udzielenie prokury ze wskazaniem, że prokurent może dokonywać czynności wspólnie z członkiem organu zarządzającego lub wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania handlowej spółki osobowej.
• Kodeks cywilny przewiduje ponadto prokurę oddziałową, której zakres ograniczony jest do spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa. Jest to jedyny przypadek, w którym ustawodawca dopuszcza terytorialne i przedmiotowe zawężenie zakresu prokury ze skutkiem wobec osób trzecich.

Wpis do rejestru

Prokura powstaje w drodze jednostronnej czynności prawnej o charakterze upoważniającym – jej byt prawny jest więc ściśle uzależniony od złożenia stosownego oświadczenia woli. Udzielenie i wygaśnięcie prokury przedsiębiorca powinien zgłosić do właściwego rejestru, jednak sam wpis ma charakter jedynie deklaratywny, czyli prokura ustanowiona jest w chwili powołania prokurenta a nie zarejestrowania tej informacji w rejestrze.

Do czasu rejestracji mamy do czynienia z tzw. prokurą nierejestrową. Czynności dokonane przez prokurenta przed wpisem do rejestru pozostaną ważne, jednak wpłynie to na znaczące utrudnienie w działalności operacyjnej, ponieważ kontrahent nie będzie mógł zweryfikować tego faktu we właściwym rejestrze i będzie wymagał przedstawienia do wglądu uchwały ustanawiającej prokurę.

Odwołanie pełnomocnika i prokurenta

Zarówno pełnomocnictwo, jak i prokura mogą być w każdym czasie odwołane. W obu przypadkach odwołanie stanowi jednostronną czynność prawną mocodawcy i nie wymaga zgody drugiej strony.

Co istotne, polskie prawo nie dopuszcza prokury nieodwołalnej. Jest to uregulowanie odmienne niż w przypadku pełnomocnictwa, przy którym mocodawca może zrzec się uprawnienia do jego odwołania, o ile jest to uzasadnione treścią stosunku prawnego będącego podstawą tego pełnomocnictwa. Choć prawnie możliwe i występujące często w przypadku skomplikowanych relacji kontraktowych i transakcyjnych, to w codziennej działalności operacyjnej taki rodzaj nieodwołalnego pełnomocnictwa niemal nie występuje.

Odpowiedzialność

Wykonywanie prokury, jak i pełnomocnictwa może wiązać się również z odpowiedzialnością prawną. Prokurent lub pełnomocnik, który przy wykonywaniu swoich obowiązków wyrządzi szkodę mocodawcy lub osobom trzecim, ponosi odpowiedzialność cywilną na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego. W stosunku do mocodawcy podstawę odpowiedzialności stanowią przepisy o odpowiedzialności kontraktowej (art. 471 k.c.), jeżeli prokurenta lub pełnomocnika i mocodawcę łączy stosunek prawny (np. umowa o pracę, umowa zlecenia, kontrakt menedżerski), bądź przepisy o odpowiedzialności deliktowej (art. 415 k.c.), jeżeli takiego stosunku brak.

W przypadku działania z przekroczeniem zakresu umocowania przez prokurenta (np. ustanowienie hipoteki na nieruchomości spółki bez odrębnego pełnomocnictwa), czynność taka jest bezwzględnie nieważna, a prokurent może ponosić odpowiedzialność odszkodowawczą wobec osoby trzeciej, która poniosła szkodę wskutek zawarcia nieważnej umowy.

W przypadku pełnomocnika i skutków przekroczenia zakresu umocowania mechanizm jest odmienny. Pełnomocnik taki określany jest mianem falsus procurator (art. 103 k.c.) a czynność prawna (np. zawierana umowa) obarczona będzie bezskutecznością zawieszoną, a nie nieważnością bezwzględną. Innymi słowy, mocodawca może taką czynność potwierdzić, a wtedy staje się ona w pełni skuteczna. Dopiero brak potwierdzenia przez mocodawcę powoduje upadek czynności, a rzekomy pełnomocnik odpowiada wobec osoby trzeciej, nie wiedzącej o braku umocowania rzekomego pełnomocnika, za wyrządzoną szkodę.

Należy również wskazać na potencjalne zagrożenie odpowiedzialność karną, która wynika wprost z Kodeksu karnego (art. 296 k.k.). Działanie na szkodę mocodawcy, może prowadzić do powstania odpowiedzialności z tytułu przestępstwa nadużycia zaufania, jeżeli przez nadużycie udzielonych uprawnień lub niedopełnienie ciążącego na prokurencie lub pełnomocniku obowiązku wyrządzi on znaczną szkodę majątkową (przekraczającą 200 000 zł). Co istotne, nie tylko wyrządzenie tejże szkody będzie karane, ale też samo sprowadzenie niebezpieczeństwa wyrządzenia znacznej szkody majątkowej.

Prokura i pełnomocnictwo a hiszpańskie instytucje reprezentacji

Analizując polskie instytucje prokury i pełnomocnictwa, warto odnieść się do rozwiązań funkcjonujących w prawie hiszpańskim, które wykształciło odmienne mechanizmy reprezentacji w obrocie handlowym.

Prawo hiszpańskie, regulowane w szczególności przez Ley de Sociedades de Capital (Real Decreto Legislativo 1/2010), rozróżnia dwa zasadnicze typy reprezentacji spółki: reprezentację organiczną, sprawowaną przez członków organu administrującego(administradores), oraz reprezentację dobrowolną, realizowaną przez pełnomocników (apoderados). W ramach reprezentacji organicznej kluczową rolę odgrywają figury consejero oraz consejero delegado.

Consejero to członek Consejo de Administración, czyli rady administrującej spółką, która musi liczyć co najmniej trzech członków. Co istotne, sam consejero nie posiada indywidualnych uprawnień do reprezentowania spółki. Co do zasady, rada działa kolegialnie. Statut może jednak przyznać umocowanie reprezentacyjne wybranym członkom rady. Uchwały zapadają na posiedzeniu przy wymaganym quorum i większością głosów (zależnie od typu spółki i statutu).

Consejero delegado to natomiast członek rady, na którego organ ten delegował część swoich kompetencji, umożliwiając mu samodzielne działanie w imieniu spółki bez konieczności zwoływania posiedzenia rady. Delegacja ta wymaga uchwały podjętej większością dwóch trzecich członków rady oraz zawarcia odrębnej umowy określającej zakres przekazanych uprawnień. Consejero delegado może w pełni skutecznie reprezentować spółkę ze skutkiem wobec osób trzecich, jeżeli kompetencja taka została mu przekazana i wpisana w rejestrze handlowym (Registro Mercantil).

Z kolei apoderado jest odpowiednikiem polskiego pełnomocnika, osobą wyznaczoną przez organ administrujący spółką do działania w jej imieniu na podstawie udzielonego pełnomocnictwa (zazwyczaj notarialnego). W odróżnieniu od consejero delegado, apoderado nie musi być członkiem organu administrującego i może być osobą trzecią wobec spółki. Zakres jego umocowania jest ściśle określony w treści pełnomocnictwa i może być dowolnie ograniczany, a ograniczenia te są skuteczne wobec osób trzecich, co stanowi istotną różnicę w porównaniu z polską prokurą, której zakresu nie można ograniczyć ze skutkiem wobec kontrahentów. Co istotne, istnieją uprawnienia, które nie mogą zostać przekazane apoderado. Będą to przede wszystkim kompetencje ściśle powiązane ze sprawowaniem funkcji członka organu administrującego, np. sporządzanie sprawozdań finansowych.

Polska prokura nie znajduje bezpośredniego odpowiednika w prawie hiszpańskim. Jej najbliższym funkcjonalnym ekwiwalentem byłby consejero delegado z szerokim zakresem delegowanych uprawnień, choć różnice konstrukcyjne pozostają znaczące. Consejero delegado działa jako organ spółki w ramach delegacji wewnętrznej, podczas gdy prokurent działa na podstawie szczególnego pełnomocnictwa ustawowego. Opisane powyżej cechy czynią polską prokurę rozwiązaniem specyficznym i wymagającym szczególnej uwagi ze strony zagranicznych inwestorów wchodzących na polski rynek.