La nómina electrónica en Colombia: ¿cómo funcionará y quiénes están obligados a implementarla?

Colombia - 18 / 03 / 2021

Comentario Laboral Colombia

A partir del 1 de julio de 2021, las empresas en Colombia deberán poner en marcha la nómina electrónica. Se trata de un proceso escalonado que se irá implementando mes a mes, en función del número de trabajadores de cada empresa. Explicamos, a continuación, las cuestiones clave a tener en cuenta por los empleadores.

De acuerdo con la Resolución 013 de febrero de 2021 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la inclusión como costo o deducción de los salarios o pensiones requiere que el contribuyente transmita, dentro de los primeros 10 días del mes siguiente en que se debió realizar el pago, el documento soporte de pago de nómina a la DIAN.

Respondemos a cuatro preguntas clave de la nueva modalidad.

¿Quiénes están obligados a su implementación?

Los contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a pensionados, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios.

¿Cuál es el plazo máximo para generar y transmitir el documento soporte de pago?

La fecha máxima para generar y transmitir el documento soporte de pago en el sistema electrónico dependerá del número de empleados de la empresa, tal y como se muestra a continuación:

¿Qué información debe contener el documento soporte de pago de nómina?

Para que el documento sea validado por la DIAN, debe contener como mínimo:

Estar denominado expresamente “documento soporte pago de nómina electrónica”.
Razón social y NIT de quien realiza el pago.
Apellidos, nombre y número de identificación del beneficiario del pago.
El código único de documento soporte pago de nómina electrónica (CUNE).
Número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva de la empresa.
Contenido y valores de los conceptos que corresponden a valores devengados y deducidos de nómina.
Valor total de la diferencia.
Contenido del Anexo Técnico documento soporte pago de nómina.
Fecha y hora de generación.
Firma digital del empleador.
Nombre o razón social y NIT del fabricante del software y el nombre del software.

¿Qué son las notas de ajuste del documento soporte de pago?

Son documentos que corresponden a ajustes o correcciones que se hacen al documento soporte de pago, como por ejemplo errores aritméticos o de contenido del documento.