Colombia: El Ministerio del Trabajo refuerza el debido proceso disciplinario laboral y obliga a las empresas a revisar sanciones, despidos y reglamentos internos

El Ministerio del Trabajo expidió la Circular 0048 de 2026, mediante la cual recordó el alcance de las garantías mínimas que deben darse en los procedimientos disciplinarios laborales, considerando las modificaciones introducidas en la reforma laboral contenida en la Ley 2466 de 2025, la jurisprudencia y los instrumentos internacionales aplicables.

Alcance y derecho al debido proceso disciplinario laboral

La Circular recuerda que existe un procedimiento mínimo obligatorio antes de imponer sanciones disciplinarias y que dicho procedimiento está enmarcado en principios de dignidad, proporcionalidad, defensa, contradicción de las pruebas, buena fe e imparcialidad, entre otros.

Por otro lado, el Ministerio del Trabajo mencionó que, como regla general, el despido con justa causa no constituye una sanción disciplinaria, salvo que así se establezca en el reglamento interno de trabajo o en el contrato. Sin embargo, el empleador debe asegurar unas garantías mínimas que deben observarse, dentro de las que se encuentran la comunicación de las razones de la terminación, la inmediatez entre los hechos y la decisión, y la oportunidad del trabajador de ser escuchado.

Ahora, para trabajadores del hogar y de micro y pequeñas empresas el procedimiento disciplinario puede ser breve e informal, pero debe contar al menos con la notificación de los hechos -preferiblemente por escrito-, el derecho de defensa del trabajador, y una decisión proporcional y motivada.

Memorandos o llamados de atención como sanciones

Los memorandos o llamados de atención no constituyen sanciones disciplinarias cuando se usan únicamente como manifestaciones de la facultad de dirección del empleador. Sin embargo, si de estos se derivan consecuencias disciplinarias, se debe necesariamente agotar un procedimiento disciplinario previo.

Condiciones mínimas del procedimiento para aplicar sanciones disciplinarias

Para imponer válidamente una sanción disciplinaria en el sector privado todo empleador debe seguir unas etapas mínimas. Estas son, entre otras, informar de la apertura del proceso y las conductas investigadas, allegar las pruebas existentes y citar al trabajador con al menos 5 días hábiles de anticipación a la fecha de la audiencia de descargos. La decisión que se tome debe ser proporcional a las conductas cometidas y el trabajador debe contar con la posibilidad de impugnarla.

También se destaca que las empresas que no hayan actualizado su reglamento interno de trabajo deberán hacerlo antes del 25 de junio de 2026, incluyendo todas las disposiciones y garantías que introdujo la reciente reforma.

Los procedimientos disciplinarios pueden ser adelantados por cualquier medio de tecnología o de comunicación, respetando siempre los derechos al debido proceso. En el caso en el que el trabajador no cuente con una conexión o comunicación adecuada, el empleador deberá realizar la audiencia de descargos de manera presencial.

Inspección, vigilancia y control

El Ministerio del Trabajo puede ejercer funciones de inspección, vigilancia y control sobre el cumplimiento de los derechos laborales en el marco de los procesos disciplinarios.