Colombia: Así deben aplicarse los nuevos lineamientos para contratos de aprendizaje en el sector privado

En atención a la reciente expedición de la Ley 2466 de 2025 y la Circular Externa 83 de 2025 del Ministerio del Trabajo, nos permitimos compartir un resumen de los lineamientos y directrices establecidos por dicha entidad para la gestión de los contratos de aprendizaje en el sector privado.

Objeto y alcance de la circular

La Circular 83 de 2025 tiene como propósito orientar a las empresas y empleadores sobre la correcta interpretación y aplicación del artículo 21 de la Ley 2466 de 2025, que modificó el artículo 81 del Código Sustantivo del Trabajo (CST). La circular busca unificar criterios y resolver múltiples inquietudes que han presentado los ciudadanos sobre la naturaleza, derechos, obligaciones y procedimientos relacionados con los contratos de aprendizaje.

Disposiciones generales en materia de contrato de aprendizaje

El contrato de aprendizaje se reconoce ahora como un contrato laboral especial y a término fijo, regido por el CST. Su finalidad principal es facilitar la formación teórico-práctica del aprendiz, quien desarrolla actividades relacionadas con el giro ordinario de la empresa, por un periodo no superior a tres años.

Vigencia y efecto en contratos vigentes y futuros

Los contratos de aprendizaje vigentes el 25 de junio de 2025 se rigen por la nueva ley únicamente respecto de los derechos causados a partir de su entrada en vigor. Los contratos suscritos a partir del 25 de junio de 2025 se rigen en su totalidad por la nueva normativa. Se aplica el principio de favorabilidad, permitiendo a los aprendices acogerse a la regulación más beneficiosa en ausencia de un régimen de transición específico.

Naturaleza jurídica y pagos en el contrato de aprendizaje

El contrato de aprendizaje es un contrato laboral especial, con pagos diferenciados según el tipo de formación (dual o tradicional), la etapa (lectiva o práctica) y el nivel de cualificación del aprendiz. En la etapa lectiva, el aprendiz recibe apoyo de sostenimiento y está cubierto por salud y riesgos laborales. En la etapa práctica o formación dual, tiene derecho a todas las prestaciones, auxilios y derechos propios de un contrato laboral, incluyendo seguridad social en salud, pensión y riesgos laborales, así como prestaciones sociales (prima, cesantías, vacaciones o subsidio familiar, entre otros).

Duración del contrato de aprendizaje y prórrogas

El contrato puede celebrarse por cualquier tiempo determinado, sin exceder tres años, conforme a la duración establecida en los programas de formación. Las prórrogas son posibles siempre que no superen el límite de tres años y se ajusten a los requisitos formativos. No se permite celebrar un nuevo contrato de aprendizaje con la misma persona una vez finalizado el anterior.

Régimen disciplinario del contrato de aprendizaje

La subordinación del aprendiz está dirigida a las actividades propias del aprendizaje. El empleador puede ejercer la facultad disciplinaria, buscando facilitar la formación. El régimen disciplinario debe estar contemplado en el Reglamento Interno de Trabajo y seguir los procedimientos del CST.

Autorización para prácticas laborales de adolescentes

No se pueden celebrar contratos de aprendizaje con menores de 15 años. Los adolescentes entre 15 y 17 años requieren autorización previa del Inspector de Trabajo y Seguridad Social para realizar prácticas laborales bajo esta modalidad.

Derecho laboral colectivo en el contrato de aprendizaje

Los aprendices tienen derecho a la libertad sindical, negociación colectiva y huelga, con la limitación de que el apoyo de sostenimiento mensual no puede ser objeto de negociación colectiva ni de fallos arbitrales.

Reporte de contrato de aprendizaje

Todos los contratos de aprendizaje, sean obligatorios o voluntarios, deben ser reportados al SENA a través del Sistema de Gestión Virtual de Aprendices (SGVA).

Cuota de discapacidad, COPASST y Comité de Convivencia Laboral

Durante la etapa práctica, los aprendices se consideran incluidos para efectos de la cuota de empleo para personas con discapacidad, participación en el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) y el Comité de Convivencia Laboral, salvo exclusión expresa.

Competencia de investigación

El Ministerio del Trabajo es competente para la inspección, vigilancia y control de los contratos de aprendizaje, mientras que el SENA es responsable de la cuota de aprendizaje obligatoria y su monetización.

Pago de aportes al sistema de seguridad social integral

A partir del 1 de agosto de 2025, los aportes a seguridad social de los aprendices deben reportarse en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) bajo los nuevos parámetros definidos en la circular, diferenciando entre etapa lectiva y práctica, de la siguiente forma:

• Etapa lectiva

En esta fase, la empresa tiene la obligación de afiliar y cotizar plenamente al aprendiz al sistema de seguridad social en salud y riesgos laborales, asumiendo el 100% del costo de estos aportes.

• Etapa práctica o formación dual
  
  En esta fase, la cobertura en seguridad social se amplía y se equipara a la de cualquier trabajador dependiente, incluyendo salud, pensión y riesgos laborales. Las obligaciones de la empresa son las siguientes:
  • Salud: el aporte total es del 12,5% del ingreso base de cotización (IBC). El empleador asume el 8,5% y el aprendiz el 4%. Sin embargo, puede aplicar la exoneración de aportes parafiscales y salud según el artículo 114-1 del Estatuto Tributario.
  • Pensión: el aporte total es del 16% del IBC. El empleador asume el 12% y el aprendiz el 4%.
  • Riesgos laborales: el aporte es asumido en su totalidad por el empleador dependiendo del nivel de riesgo.

Procedimiento de reporte y liquidación de aportes

La circular indica que, a partir de agosto de 2025, los aportes a seguridad social de los aprendices deben reportarse en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) bajo los siguientes parámetros:

• En la etapa lectiva, el empleador debe reportar al aprendiz como “cotizante 19 – Aprendiz en etapa productiva” en la planilla tipo “E – empleados”, asegurando la afiliación a salud y riesgos laborales
• En la etapa práctica o formación dual, el aprendiz debe ser reportado como “cotizante 1 – Dependiente”, con aportes a salud, pensión y riesgos laborales, y el campo de exoneración de aportes patronales debe diligenciarse según corresponda.

Recomendaciones

Teniendo en cuenta los criterios orientadores emitidos por el Ministerio del Trabajo, aunque no se trata de un documento vinculante, recomendamos acatar dichos lineamientos con el fin de, en el futuro, acreditar buena fe y cumplimiento de la Ley 2466 frente a eventuales investigaciones del Ministerio del Trabajo, la UGPP y demás autoridades competentes para fiscalizar el cumplimiento laboral. Además, desde un punto de vista práctico facilita el cumplimiento de la Ley 2466 de 2025 (que aún no está completamente reglamentada) y evita futuras sanciones por parte del Ministerio del Trabajo en materia de contratos de aprendizaje.