Novo regime aplicável às apostilas permite aos notários legalizar documentos para utilização no estrangeiro a partir de 2027

A Portaria n.º 452/2026/1, de 12 de outubro, regulamenta a legalização de documentos através da aposição de apostilas pelos notários. O diploma concretiza uma competência que já constava da alínea i) do n.º 4 do artigo 4.º do Estatuto do Notariado, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 26/2004, de 4 de fevereiro, na redação introduzida pela Lei n.º 69/2023, mas que carecia de regulamentação para se tornar operacional. A portaria entrou em vigor em 13 de outubro de 2026 e produz efeitos a partir de 1 de janeiro de 2027.

Enquadramento e razão de ser

A apostila é a formalidade pela qual uma autoridade competente do Estado português reconhece a autenticidade da assinatura, a qualidade em que o signatário do ato público atuou e, sendo caso disso, a autenticidade do selo ou carimbo apostos no ato público. É o mecanismo previsto na Convenção da Haia, de 5 de outubro de 1961, relativa à supressão da exigência da legalização dos atos públicos estrangeiros, que dispensa a cadeia consular de legalizações entre Estados contratantes.

Até agora, a emissão e verificação de apostilas competia, nos termos do Decreto-Lei n.º 86/2009, de 3 de abril, ao Procurador-Geral da República, com possibilidade de delegação em magistrados do Ministério Público. Na prática, isto obrigava a concentrar os pedidos num número reduzido de serviços, o que se traduzia por vezes em demoras difíceis de gerir em operações com calendários apertados. A nova portaria não revoga nem altera expressamente aquele regime: cria e regula uma via notarial adicional, deixando intocada a competência do Ministério Público relativamente aos atos que dele e dos tribunais provêm.

O Estatuto do Notariado já conferia esta competência aos notários; faltava apenas a portaria do membro do Governo responsável pela área da justiça que fixasse os respetivos termos. O diploma agora publicado vem regular simultaneamente o procedimento de aposição e o funcionamento da plataforma eletrónica de suporte.

Âmbito: que atos podem ser apostilados pelos notários?

Nos termos do artigo 3.º, os notários e os trabalhadores devidamente autorizados para a prática de atos notariais, ao abrigo do artigo 8.º do Estatuto do Notariado, são competentes para:

• Emitir apostilas em atos públicos, na aceção do artigo 1.º da Convenção; e
• Verificar apostilas já emitidas, nos termos e para os efeitos do segundo parágrafo do artigo 7.º da Convenção.

Estão expressamente excluídos da competência notarial os atos públicos provenientes do Ministério Público e dos tribunais, o que significa que documentos de origem judicial ou do Ministério Público continuam a seguir a via tradicional.

No âmbito da Convenção, os notários poderão apostilar muitos dos documentos habituais em trabalho transacional, como certidões do registo comercial, procurações, instrumentos notariais, escrituras públicas e certificações de documentos. Em cada caso, será necessário confirmar que o documento é um ato público e que não provém do Ministério Público ou de um tribunal.

O artigo 3.º, n.º 2, impõe uma condição de validade: a legalização através de apostila notarial é válida apenas se realizada através da plataforma eletrónica prevista no artigo 2.º.

A plataforma eletrónica da Ordem dos Notários

A plataforma será disponibilizada e gerida pela Ordem dos Notários, em www.notarios.pt. Enquanto entidade gestora, a Ordem dos Notários define os perfis e regras de acesso dos notários, dos trabalhadores autorizados e dos agentes com funções de gestão, manutenção e suporte técnico.

• Autenticação: notários e trabalhadores autorizados autenticam-se com certificados eletrónicos qualificados comprovativos da respetiva qualidade profissional ou por outro meio de identificação com garantias de segurança similares.
• Normas abertas: nos serviços disponibilizados ao público, a plataforma deve adotar normas abertas, nos termos da Lei n.º 36/2011, de 21 de junho.
• Registo eletrónico: a Ordem dos Notários deverá manter um registo das apostilas emitidas, com os elementos das alíneas a) e b) do primeiro parágrafo do artigo 7.º da Convenção e os elementos relativos ao documento apostilado, ao requerente e ao apresentante.

O artigo 4.º prevê ainda um registo, em ficheiro ou base de dados, de espécimenes de assinaturas, carimbos e selos das entidades habilitadas a lavrar atos públicos, acessível aos notários para confirmação da autenticidade. Quando não exista espécimen disponível, ou se verifiquem divergências na assinatura ou no nome, o notário deve contactar a entidade autora do ato. Às entidades habilitadas a praticar atos públicos abrangidos pela Convenção compete fornecer à Ordem dos Notários os dados necessários e relevantes para a emissão da apostila.

Pedido, forma e numeração da apostila

O pedido de apostila –ou de verificação de apostila já emitida– pode ser apresentado pelo interessado ou por qualquer outro portador do ato público, presencialmente em qualquer cartório notarial ou por via eletrónica, em www.notarios.pt. Na prática, os advogados ou outros assessores que tenham os documentos em seu poder poderão tratar diretamente do pedido, uma vez que a portaria não exige procuração do signatário do ato.

O certificado de apostila segue o modelo constante do anexo à Convenção e é preenchido através da plataforma. A aposição varia consoante o suporte do documento:

• Documento público assinado em papel: o formulário é impresso em folha de papel branco, assinado pelo notário ou trabalhador autorizado, agrafado ao documento e autenticado com o selo branco do cartório notarial.
• Documento público assinado em formato eletrónico: o notário cria um ficheiro único em PDF, contendo o ato público desmaterializado e o formulário de apostila a capear o ato, que assina com certificado eletrónico qualificado.

As apostilas eletrónicas são assinadas com certificados eletrónicos qualificados e recebem selos temporais qualificados sucessivamente apostos pela Ordem dos Notários, sem dispensa da conservação, no documento, dos algoritmos, parâmetros, dados e validação cronológica das assinaturas e selos anteriores. A pedido do interessado ou do portador, um documento público em papel pode ser convertido para formato eletrónico, por digitalização, para efeitos de apostila eletrónica.

Cada apostila gera um código de barras bidimensional (código QR) com um código de acesso alfanumérico, imediatamente disponibilizado ao requerente. As apostilas são numeradas de forma não sequencial através desse código. A autenticidade pode ser verificada por leitura do código QR ou mediante indicação do código alfanumérico, número e data da apostila em www.notarios.pt.

Quanto ao formato, a cada apostila eletrónica corresponde um único ficheiro, contendo a apostila e o ato público a que respeita, obrigatoriamente em PDF/A e com o limite de 10 MB. A Ordem dos Notários pode autorizar o arquivamento de ficheiros de maior dimensão sempre que exista interesse atendível e não seja tecnicamente possível reduzir o ficheiro.

Taxas e honorários

Enquanto entidade gestora da plataforma, a Ordem dos Notários pode cobrar aos notários taxas pela respetiva gestão, nos termos do Estatuto da Ordem dos Notários, aprovado pela Lei n.º 155/2015, de 15 de setembro. Já o valor devido pela emissão e verificação da apostila é cobrado diretamente pelo cartório notarial onde o ato é praticado, podendo o notário livremente definir os honorários a cobrar, nos termos do artigo 14.º da Portaria n.º 385/2004, de 16 de abril.

Daqui resulta que o custo da via notarial não será necessariamente equivalente ao da via atual, devendo o respetivo impacto ser aferido caso a caso, sobretudo em operações que exijam a legalização de volumes significativos de documentos.

Entrada em vigor, produção de efeitos e situação transitória

A portaria entrou em vigor em 13 de outubro de 2026, no dia seguinte ao da sua publicação, mas apenas produz efeitos a partir de 1 de janeiro de 2027. Até essa data, a aposição de apostilas continua a fazer-se pela via prevista no Decreto-Lei n.º 86/2009.

O diploma não prevê um regime transitório autónomo nem revoga expressamente o Decreto-Lei n.º 86/2009. A partir de 1 de janeiro de 2027, deverão, portanto, coexistir duas vias: a do Ministério Público, com competência geral, e a nova via notarial, limitada aos atos públicos que não provenham do Ministério Público ou dos tribunais.

Conclusão

A relevância do novo regime é sobretudo logística. Espera-se que facilite e descentralize o acesso à apostila, aproveitando a rede notarial existente. Não se trata, contudo, de uma garantia de eliminação de prazos de espera: o impacto real dependerá da implementação da plataforma, da completude do registo de espécimenes e da forma como as autoridades estrangeiras acolherem as apostilas eletrónicas portuguesas.