Perú: Impactos legales para las empresas ante la nueva obligación de designar un oficial de datos personales

Con la finalidad de efectuar una correcta designación del ODP, se deberán tomar en cuenta los siguientes criterios:

• Entidades privadas obligadas a designar un oficial de datos:

• Las principales funciones del ODP son informar y asesorar al titular a la empresa sobre las obligaciones que le atribuye la normativa vigente, así como cooperar y actuar como punto de contacto de la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales para cuestiones relativas al tratamiento de datos personales.
• El ODP puede ser un trabajador o un externo, sin que sea necesario que desempeñe exclusivamente funciones relacionadas con su designación. En el caso de un grupo empresarial, se puede nombrar un único ODP. Su designación se realiza en base a sus cualidades profesionales y, particularmente, a sus conocimientos y práctica en materia de protección de datos personales.
• Los datos del contacto del ODP, como cualquier actualización, deben ser comunicados a la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales dentro de los 15 días siguientes a la designación o actualización, y sus datos de contacto deben ser publicados en un lugar visible para los titulares de datos. 

• Implicancias laborales: 

  Cuando el ODP sea un trabajador de la organización podría ser recomendable suscribir un acuerdo de modificación de condiciones laborales para documentar formalmente su designación. Este acuerdo debe establecer las funciones del cargo, alineadas a la normativa de protección de datos, así como cualquier responsabilidad adicional que la organización pueda requiera (como reportes, actas de reunión informes de avance o proyecciones).

  Asimismo, el documento debe precisar si el cargo será o no remunerado, su duración y si la designación aplica solo respecto del empleador o también para empresas del mismo grupo. Lo esencial es que quede constancia de que el trabajador conoce y acepta los términos y alcances de la designación.

• Implicancias tributarias:

  Las implicancias pueden variar en función a si el ODP designado por la empresa es trabajador de la misma o si, más bien, es trabajador de alguna otra empresa del grupo ubicado en Perú o en el extranjero. A continuación, analizamos cada uno de los posibles escenarios: 

  • Si la empresa designa como ODP a uno de sus trabajadores: la designación per se no tendría ninguna consecuencia tributaria extraordinaria. Sin embargo, se deberán evaluar las implicancias de cada designación en atención a las condiciones específicas.
  • Si la empresa designa como ODP a un trabajador de otra empresa del grupo ubicada en Perú: las labores del ODP podrían dar lugar a que se configure un “servicio intragrupo” gravado con el Impuesto a la Renta (IR) y sujeto al IGV, cuya retribución deberá fijarse a valor de mercado, conforme a las reglas de precios de transferencia. El pago de dicha retribución será gasto deducible para la empresa, siempre que el servicio cumpla con el llamado “test de beneficio” y, además, se cuente con el sustento documentario de su prestación.
  • Si la empresa designa como ODP a un trabajador de otra empresa del grupo ubicada en el extranjero: mismas implicancias descritas en el punto anterior. Sin embargo, de cara al IR, es importante definir si el servicio se presta íntegramente en el exterior (en cuyo caso, el pago de la retribución no se encontraría afecto al IR) o, si más bien, existe una parte del servicio que se presta físicamente en Perú (en cuyo caso, la porción de la retribución que corresponda a dicha parte del servicio se encontraría afecta al IR). 

• Entrada en vigencia progresiva según nivel de ingresos

  El nuevo reglamento ha determinado que la entrada en vigencia de esta obligación se dará de manera progresiva según el nivel de ventas anuales de la empresa. A continuación, un cuadro con el detalle, incluyendo los montos a 2025: