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Es aconsejable que operador y titular negocien de forma sincera y transparente desde el principio, comunicándose mutuamente sus expectativas, planteando sus exigencias e informándose de su visión sobre la concreta operación hotelera objeto de la gestión. De todo ello, debería quedar cierto reflejo en los documentos precontractuales que servirán como punto de apoyo para acometer las negociaciones encaminadas a la formalización del contrato.

El objetivo ha de ser no solo la firma del contrato sino que éste pueda servir para regular las relaciones económico-jurídicas durante todo el periodo contractual, prevea las posibles situaciones conflictivas así como los mecanismos para su remedio, intentando mantener en todo momento un equilibrio entre las  ontraprestaciones de las partes.

Cada hotel, cada propietario y cada gestor son distintos, por lo que aunque puedan servir de base modelos contractuales estandarizados éstos deberían ser revisados, modulados y modificados a la luz de las singularidades del establecimiento hotelero y de las partes. 

En todo caso, y sin perjuicio de la necesidad de analizar otros asuntos que puedan surgir durante la negociación, es recomendable negociar y regular adecuadamente los pactos relativos a:

• la duración del contrato y sus prórrogas
• la incidencia que pueda tener la financiación de la construcción o reforma del hotel en la gestión
• los concretos servicios que compongan el contenido de la gestión hotelera
• las obligaciones y responsabilidades de cada parte
• la información y medidas de control por parte del  propietario así como el derecho a la no injerencia por este a favor del gestor
• los mecanismos para la medición del rendimiento financiero del negocio hotelero (‘performance’), la determinación en presupuesto de sus objetivos cuantitativos, las consecuencias de no alcanzarse estos y las medidas para incentivar al gestor en su consecución
• el estado físico y jurídico del establecimiento hotelero así como lo relativo a las reformas, mantenimiento y equipamiento del mismo, con especial referencia a los mecanismos para  determinar las cuantías que el propietario ha de ir aportando para dichos fines
• la retribución a favor del gestor, incluyéndose los distintos conceptos por los que percibirá honorarios, la descripción de los términos económicos o contables que servirán para su determinación, las fórmulas para su cuantificación y los plazos de facturación y cobro, sin olvidar el desglose de aquellos servicios – y su correspondiente precio – que, de prestarse por el gestor, serán objeto de una facturación separada y distinta a los ‘management fees’
• las restricciones a la libre transmisibilidad del hotel y la incidencia que el cambio de titular pueda tener en la gestión
• las prohibiciones o limitaciones a la operación de otros establecimientos competidores
• los pactos relativos al personal del hotel
• las medidas de ‘compliance’ a implantar; (m) la titularidad y uso de marcas y demás intangibles
• las políticas de comercialización del hotel, sus canales de distribución, la fidelización de sus clientes, la formalización de las reservas y el tratamiento de sus datos personales
• las aportaciones financieras iniciales por parte del gestor (“key money”) si las hubiera
• el contenido y límite de las facultades a incluir en los apoderamientos
• a favor del personal clave de la gestora
• los seguros y el tratamiento de las contingencias no asegurables así como los supuestos de fuerza mayor
• las alternativas para el desbloqueo en los casos de ausencia de acuerdo sobre determinados asuntos
• los incumplimientos, los modos y mecanismos para su remedio así como, caso de no ser subsanados, las consecuencias en función de su gravedad
• las causas concretas para la terminación anticipada del contrato y las compensaciones o indemnizaciones aplicables
• las prestaciones –tanto de hacer como de no hacer – exigibles a las partes una vez finalice la gestión

La anterior no intenta ser una lista exhaustiva y completa de los asuntos y pactos a considerar y negociar en  un contrato de gestión hotelera, pero es indicativa de los principales temas que deberían ser tenidos en cuenta y tratados entre las partes a fin de evitar fricciones, intentando además adecuar los pactos y términos  contractuales a las concretas características del hotel y a los perfiles del propietario y gestor hotelero.