Chile: Se reforma el régimen de notarios, conservadores y archiveros introduciendo cambios en los procesos de selección y funcionamiento

El objetivo de esta reforma es fortalecer la transparencia, la eficiencia y la confianza pública en el sector.

Principales modificaciones regulatorias

1. Fin de los cargos vitalicios y límite de edad: se eliminan los cargos vitalicios para notarios, conservadores y archiveros. A partir de la entrada en vigencia de la ley, quienes ejerzan estos cargos cesarán en sus funciones al cumplir 75 años. Esta medida busca renovar periódicamente los oficios y evitar la perpetuidad en funciones.

2. Nuevo sistema de nombramientos y selección: el proceso de designación deja de estar en manos exclusivas del Poder Judicial. El Ministerio de Justicia y Derechos Humanos asume el rol de autoridad competente, definiendo perfiles y bases concursales uniformes, con participación de la Dirección Nacional del Servicio Civil y lineamientos del Consejo de Alta Dirección Pública. El proceso contempla:

• Concursos públicos con instrumentos de evaluación estandarizados y adaptados a cada perfil.
• Publicación de listados de postulantes ordenados por puntaje.
• Remisión de antecedentes de los tres mejores evaluados al presidente de la República, quien debe seleccionar al titular en base a mérito y antecedentes curriculares.
• En caso de empate o si el primer lugar obtiene una ventaja significativa, el nombramiento puede ser automático.

3. Nuevas inhabilidades y estándares de probidad: se amplía el catálogo de inhabilidades para postular y ejercer estos cargos, incluyendo vínculos de parentesco, cargos parlamentarios y directivos públicos, así como situaciones de conflicto de interés, antecedentes penales, deudas concursales y sanciones disciplinarias previas.

4. Fiscalización, control y auditorías externas: la supervisión de estos oficios pasa a ser responsabilidad de los fiscales judiciales de las Cortes de Apelaciones, bajo la tuición jerárquica del fiscal judicial de la Corte Suprema. Se establecen mecanismos de inspección periódica, canales de reclamos para usuarios y la obligación de someterse a auditorías externas anuales para quienes superen ciertos umbrales de ingresos. Los resultados de estas auditorías serán públicos y servirán de base para la evaluación y eventual sanción de los titulares.

5. Modernización tecnológica y transparencia operacional: se exige la implementación de plataformas digitales, repositorios electrónicos y sitios web institucionales que permitan la consulta remota de documentos, tarifas, balances, nóminas de personal y canales de atención al usuario.

6. Tarifas y aranceles: las tarifas máximas por los servicios de notarios, conservadores y archiveros serán fijadas por el Ministerio de Justicia mediante decreto fundado, previa consulta al fiscal judicial de la Corte Suprema y con participación de expertos. El decreto tarifario deberá actualizarse al menos cada dos años, considerando criterios objetivos y técnicos, y permitiendo la diferenciación por categorías y zonas geográficas.

Implicancias prácticas para empresas y el sector privado

Se espera que la nueva ley permita:

• Mayor transparencia y previsibilidad en los procesos notariales y registrales.
• Acceso más expedito y digital a trámites, documentos y registros, facilitando operaciones inmobiliarias, societarias y comerciales.
• Revisión y actualización de contratos y relaciones con oficios notariales y conservatorios, considerando los nuevos estándares de funcionamiento, tarifas y continuidad operacional.
• Atender a los nuevos requisitos de compliance y debida diligencia en operaciones que requieran intervención notarial o registral.

Entrada en vigencia y disposiciones transitorias

La ley entrará en vigencia a los 6 meses desde su publicación en el Diario Oficial. Se establece un plazo de un año desde dicha publicación para la dictación de los reglamentos técnicos y tarifarios, tras el cual también cesarán en sus cargos quienes hayan sido nombrados con anterioridad al 30 de mayo de 1995. Por último, dentro del plazo de 6 meses y como máximo 18 meses desde la publicación de los reglamentos técnicos pertinentes para la implementación de la ley será obligatorio para estos oficios operar electrónicamente y con respaldo digital.