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Las normas sobre protección de datos personales contemplan la obligación de registro de las bases de datos sujetas a tratamiento, en el Registro Nacional de Bases de Datos (Rnbd). El Rnbd es un directorio público de información al servicio de la ciudadanía, que busca poner a su alcance y conocimiento información esencial acerca de las bases que contienen sus datos personales.

El Rnbd es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), quien tiene la función de establecer el procedimiento de inscripción de las bases de datos. Su creación propende por lo que la doctrina internacional ha denominado Open data, el cual alude al conjunto de prácticas encaminadas a divulgar, de forma libre y sin restricción, determinado tipo de información.

¿Sobre quiénes recae la obligación de registro?

Se encuentra en cabeza de todas las personas que actúan como responsables del tratamiento de datos personales. Sin embargo, al día de hoy, la obligación es exigible únicamente a las personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en la Cámara de Comercio y a las sociedades de economía mixta.

La SIC habilitará el registro a las personas naturales, las entidades públicas diferentes a las sociedades de economía mixta y a las personas jurídicas privadas no inscritas en el registro mercantil, luego de que publique el respectivo instructivo.

¿En qué consiste esta obligación?

Los responsables de los datos personales tienen la obligación de inscribir en el Rnbd, las bases de datos que contienen información personal y son objeto de tratamiento, con la finalidad de que los ciudadanos puedan conocer, actualizar, rectificar o suprimir los datos contenidos en los archivos de información.

Vale la pena aclarar que el régimen de protección de datos personales, al estar consagrado en una ley estatutaria, fue creado para salvaguardar derechos fundamentales de origen constitucional, como lo son el derecho a la intimidad y del hábeas data.

¿Con qué plazo se cuenta para cumplir con el registro?

La inscripción de las bases de datos inició el 9 de noviembre de 2015, fecha en la que se habilitó el registro. La reglamentación vigente consignada en el Decreto 1074 de 2015, estableció que la inscripción se puede realizar en cualquier momento, dentro del año siguiente a su habilitación, es decir, hasta el 8 de noviembre del 2016.

Para facilitar el procedimiento, la SIC profirió la Circular Externa número 002 de 2015 y el Manual de Usuario del Registro Nacional de Bases de Datos, en los cuales, a manera de instructivo, se indican los pasos especiales para cumplir con la obligación.

No obstante, el registro exige previamente que los responsables del tratamiento tengan claridad absoluta acerca de las bases de datos personales que manejan y que cumplan con las demás obligaciones a su cargo, ya que, en caso contrario, les será imposible cumplir con la inscripción en los plazos establecidos. Se espera que con la implementación del Rnbd Colombia haga parte del grupo de países que impulsa el Open Data, para lo cual la SIC, como autoridad competente, deberá realizar los ajustes pertinentes que permitan que todas las personas logren conocer las bases de datos personales en las que su información personal es objeto de tratamiento.